Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van MyWorkPlanner is:

2. Welke gegevens verzamelen we?

Afhankelijk van hoe u onze dienst gebruikt, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

2.1 Gegevens die u ons rechtstreeks verstrekt

• Identificatiegegevens: naam, voornaam, functietitel
• Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer
• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, BTW-nummer, adres
• Accountgegevens: gebruikersnaam, wachtwoord (versleuteld)
• Betalingsgegevens: facturatiegegevens (betalingsgegevens worden verwerkt via een gecertificeerde betalingsprovider en worden niet opgeslagen op onze servers)

2.2 Gegevens die automatisch worden verzameld

• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaattype, besturingssysteem
• Gebruiksgegevens: inloggeschiedenis, pagina's die u bezoekt, acties die u uitvoert binnen de applicatie
• Cookies en vergelijkbare technologieën (zie sectie 8)

2.3 Gegevens van uw werknemers

Wanneer u MyWorkPlanner gebruikt om uw team te beheren, verwerkt u als gebruiker ook persoonsgegevens van uw medewerkers (zoals naam, contactgegevens, timesheets). U bent hiervoor zelf verwerkingsverantwoordelijke. Planaxis treedt op als verwerker. Een verwerkersovereenkomst is beschikbaar op aanvraag.

3. Waarvoor gebruiken we uw gegevens?

• Uitvoering van de overeenkomst: het beheer van uw account, de levering van de softwareoplossing en de klantenondersteuning
• Facturatie: het opstellen en versturen van facturen en aanmaningen
• Communicatie: het beantwoorden van vragen en verzoeken, het sturen van productgerelateerde meldingen
• Verbetering van de dienst: analyse van gebruikspatronen om de applicatie te verbeteren
• Wettelijke verplichtingen: het naleven van wettelijke bewaarplichten en het voorkomen van fraude

4. Rechtsgrondslag

Wij verwerken uw gegevens op basis van de volgende rechtsgrondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 b AVG): voor de dienstverlening en het accountbeheer
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 c AVG): voor boekhoudkundige en fiscale verplichtingen
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 f AVG): voor verbetering van de dienst en beveiliging
• Toestemming (art. 6 lid 1 a AVG): voor marketingcommunicatie (u kunt deze toestemming op elk moment intrekken)

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

• Accountgegevens: zolang uw abonnement actief is, plus 12 maanden na beëindiging
• Facturatiegegevens: 7 jaar overeenkomstig de Belgische boekhoudwetgeving
• Contactformulieren: maximaal 2 jaar na uw laatste contact
• Logbestanden: maximaal 12 maanden

6. Delen met derden

Wij delen uw gegevens niet met derden voor commerciële doeleinden. Uw gegevens kunnen wel worden gedeeld met:

• Hostingproviders: voor de technische werking van de applicatie (gegevens blijven binnen de Europese Economische Ruimte)
• Betalingsproviders: voor de verwerking van betalingen (gecertificeerde providers)
• E-mailproviders: voor het verzenden van transactionele e-mails
• Overheden en rechtsinstanties: wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn

Met alle verwerkers zijn schriftelijke verwerkersovereenkomsten afgesloten.

7. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij over u verwerken
• Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren
• Recht op gegevenswissing: u kunt vragen uw gegevens te laten verwijderen (tenzij wij een wettelijke bewaarplicht hebben)
• Recht op beperking: u kunt de verwerking van uw gegevens tijdelijk laten beperken
• Recht op overdraagbaarheid: u kunt uw gegevens in een machineleesbaar formaat opvragen
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Recht om toestemming in te trekken: wanneer de verwerking gebaseerd is op toestemming

Om een van deze rechten uit te oefenen, stuurt u een e-mail naar info@myworkplanner.be. Wij reageren binnen 30 kalenderdagen.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — contact@apd-gba.be.

8. Cookies

MyWorkPlanner maakt gebruik van de volgende soorten cookies:

• Noodzakelijke cookies: vereist voor de werking van de applicatie (sessie-authenticatie, beveiligingstokens). Deze kunnen niet worden uitgeschakeld.
• Functionele cookies: voor het onthouden van uw voorkeuren (taal, lay-out).
• Analytische cookies: voor het meten van gebruik en prestaties van de applicatie. Enkel met uw toestemming.

U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen via de instellingen van uw browser of de cookiebeheerder in de applicatie.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik. Dit omvat onder meer:

• Versleuteling van gegevens in transit (TLS/HTTPS) en in rust
• Toegangscontrole op basis van het principe van minimale rechten
• Regelmatige beveiligingsaudits en back-ups
• Opslag op beveiligde Europese servers

Bij een datalek dat uw rechten en vrijheden in gevaar brengt, zullen wij u en de GBA binnen de wettelijke termijn informeren.

10. Wijzigingen

Dit privacybeleid kan worden bijgewerkt. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan dit document vermeld. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u per e-mail informeren.

11. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens?